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Les Rapprochements bancaires

Aller paramétrer une racine de rapprochement soit globale, soit par journal.

Dans cette racine, le mieux est de rappeler le journal, le mois et l'année du rapprochement, car le code est visible ensuite dans les écritures.

On accède à la fenêtre des rapprochements en demandant le menu Ecriture > Rapprochement.

Prenons l'exemple de la société Martin : le mode de comptabilisation du rapprochement sera de type compte.

Elle a récupéré ses 6 années de compta :

1: exercice 2003 du 01/01/2003 au 31/12/2003

2: exercice 2004 du 01/01/2004 au 31/12/2004

3: exercice 2005 du 01/01/2005 au 31/12/2005

4: exercice 2006 du 01/01/2006 au 31/12/2006

5: exercice 2007 du 01/01/2007 au 31/12/2007

6: exercice 2008 du 01/01/2008 au 31/12/2008

Il faut alors créer 6 rapprochements bancaires.

Pour le 1er rapprochement :

Cliquer sur le bouton "Créer suivant" > "Créer"

Dans la partie fiche du rapprochement bancaire :

Lorsque l'on créé un rapprochement bancaire, choisir le mode de comptabilisation de la banque : si la contrepartie est faite à chaque séquence, prendre un type "compte", sinon prendre le type "journal".

Attention le type journal prend en compte les écritures du journal défini qui ne sont pas celles du compte 512 associé.

Zone 1, entrez votre compte de banque

Zone 2, entrez la date de fin d'exercice (c'est-à-dire, dans cet exemple, le 31/12/2003)

C'est seulement à ce moment qu'il va aller chercher la racine correspondant au journal sélectionné.

Ouvrir les lignes du rapprochement bancaire en cliquant sur le bouton "Ligne". Cette vue affiche toutes les écritures non rapprochées dont la date est inférieure ou égale à la date du rapprochement en cours.

Sélectionnez toutes les écritures présentes et choisissez dans le bouton-menu "Pointer" > "Pointer".

Dans la ligne de sous-totalisation, apparaît le total des écritures rapprochées, le total des écritures non rapprochées et, dans le total général, le solde qui donne la différence par rapport au solde de fin du rapprochement (Zone 1).

Notez ce solde : il est à reporter sur la fiche du rapprochement bancaire (Zone 2), soit en débit, soit en crédit, selon le cas. Dans l'exemple, le solde est à rapporter dans le champ "débit banque".

Si le total du compte de banque est au débit sur le relevé de banque, il faut le mettre au crédit chez nous sur le solde de rapprochement et inversement. Quand la différence (solde général) est à zéro, on ferme les lignes et on peut valider le rapprochement.

Pour faciliter la lecture il est judicieux de sous-totaliser par code de rapprochement.

Après ces modifications, si vous ré-ouvrez les lignes du rapprochement, vous verrez que dans la ligne de sous-totalisation, le solde est à 0.

Il faut répéter cette opération jusqu'à l'exercice en cours.

Pour l'exercice en cours (c'est à dire l'exercice 2008 dans cet exemple) :

Vérifier dans le journal des à nouveaux (Voir génération des à nouveaux. Exercices) qu'il existe 1 seule écriture du solde du compte comptable à la fin de l'exercice. Si vous avez le solde du compte comptable ventilé en plusieurs écritures, supprimez-les et remplacez-les par une seule écriture.

Dans le journal des OD : Saisissez le solde du compte comptable. (l'écriture se trouvant dans les a-nouveaux) Saisissez le solde du relevé de banque reçu à la date de fin de l'exercice. Saisissez enfin les écritures dans le compte 512 qui différent pour que la séquence soit équilibrée.

Dans les rapprochements bancaires :

Créer le rapprochement bancaire comme précédemment. Saisissez la date du rapprochement à la date du relevé de banque. Mettre le solde du relevé de banque, ouvrir les lignes et sélectionner les écritures à rapprocher.

Pour les rapprochement futurs, sélectionnez le dernier rapprochement et cliquez sur le bouton "Créer suivant" > "Créer suivant", 8sens met la date précédente + 1 mois et reprend le solde de fin du rapprochement qu'il indique en solde de début du nouveau rapprochement créé.

Le fait de regénérer les AN n'affecte pas les rapprochements bancaires déjà créés, même sur le nouvel exercice.

Astuces :

1. Vous n'êtes pas obligé de valider le rapprochement précédent pour créer le suivant ; par contre, on ne peut pas valider un rapprochement si le précédent ne l'est pas.
2. On peut "dé-valider" un rapprochement mais seulement le dernier validé. Après, on peut "dé-valider" le précédent, etc...
3. L'appui sur la barre espace alors qu'une ligne est sélectionnée rapproche une ligne ou la "de-rapproche" selon son état de départ.
4. Les boutons «Pointer» et »Dépointer» marchent en sélection multiple discontinue.
5. Le fait de valider un rapprochement empêche la modification des écritures en saisie d'écritures.

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