Importsmf

Un article de Documentation 8sens.

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Imports (menu Fichier)


8sens permet d'importer des données dans la plupart des tables de la base de données.

Choisissez une table via le menu local Table concernée, et désignez un fichier de données en cliquant sur le bouton «Lire un fichier texte». Les enregistrements de ce fichier apparaissent dans la partie gauche de la liste à gauche; les champs de la table sélectionnée dans la partie droite de la liste.

Le principe est de déplacer les lignes de gauche (en insérant des lignes vides, ou en supprimant des lignes, au besoin) pour les mettre en face de celles de droite. On peut dupliquer une ligne pour renseigner plusieurs champs de 8sens avec la même donnée.

Les références à importer doivent être "cochées": les rangées concernées doivent être marquées d'un "X" au niveau de la quatrième colonne de la liste des données, colonne appelé Importer (en rouge, à gauche). Pour se faire : sélectionner la ligne et appuyer sur la barre d'espace. Un "X" apparaît dans la colonne Importer. Un second appui fait disparaître le "X", qu'une des cases de la ligne soit éditée ou non.

Astuce : si la deuxième ligne du fichier de données contient les noms de colonne 8sens (la première ligne contient les titres), le programme aligne automatiquement les colonnes à importer en face des colonnes correspondante de la table sélectionnée, quand on appuie sur le bouton «Automatique».


'Ajout / Mise à jour'

1) pour des tables "à code"

  • si la colonne de l'ID de la table choisie est cochée, le programme met à jour la fiche dont il trouve l'ID.
  • si cette colonne n'est pas cochée, et si la colonne du Code de la table choisie est cochée, et si le choix de la racine est de prendre celle du code importé (ou un choix de racine manuelle), le programme met à jour la fiche dont il trouve le Code (sinon, il crée une fiche avec un nouvel ID et ce code).

NB en création d'enregistrement : la colonne du Code de la table doit être cochée, même si une racine automatique est sélectionnée.


2) pour des tables "sans code"

  • si la colonne de l'ID de la table choisie est cochée, le programme met à jour la fiche dont il trouve l'ID.
  • sinon, le programme recherche en fonction des données fournies si l'enregistrement existe ou non.

Ces données varient en fonction de la table, pour que 8sens trouve l'enregistrement :

  • --- pour un produit, il faut fournir le code (ou l'ID) du fournisseur et le code produit.
  • --- pour un compte, il faut fournir le code (ou l'ID) du type de compte et le code compte.
  • --- pour un article en dépôt, il faut fournir le code (ou l'ID) du dépôt et le code (ou l'ID) de l'article.
  • --- pour une nomenclature article, il faut fournir le code (ou l'ID) de l'article composé et le code (ou l'ID) de l'article composant.
  • --- pour une nomenclature produit, il faut fournir le code (ou l'ID) du produit composé et le code (ou l'ID) du produit composant.
  • --- pour une ligne de tarif article, il faut fournir le code (ou l'ID) du tarif et le code (ou l'ID) de l'article.
  • --- pour une ligne de tarif produit, il faut fournir le code (ou l'ID) du tarif et le code (ou l'ID) du produit.


Exemple : pour modifier un emplacement dans un article dépôt, on renseigne le code dépôt ArdGDepCode, le code article ArdGArtCode, et l'emplacement ArdEmpl


Pour transformer une valeur vrai/faux en booléen 8sens, mettre "BT" en quatrième colonne de la liste des données (en rouge, à gauche) et la valeur à prendre pour "vrai" en 3ème colonne

Ex : le fichier d'import comporte une colonne avec des "oui" ou des "non". Si on met "oui" en colonne 3 et "BT" en colonne 4, 8sens importe la valeur "vrai" c'est à dire "X" à tous les enregistrements comportant un "oui" dans la bonne case, sinon il importe la valeur "faux", c'est-à-dire "-".


Les constantes doivent être placées en colonne 3 : elles sont prioritaires sur les valeurs lues dans le fichier. Par conséquent, utilisez cette colonne pour indiquer une même valeur à tous les enregistrements importés (ex: une catégorie clients).


Pour les colonnes à énuméré fixe (Nuf), on peut choisir d'importer la valeur lue dans le fichier, ou d'affecter un même énuméré à tous les enregistrements en déroulant le menu local dans la liste de droite (par un clic droit ou Control-clic).


Si la table est une table "Fille" (ex : adresses, communications, etc), on peut importer dans cette table et mettre à jour la table "mère" (ex : clients), de la façon suivante, si l'on dispose du code de l'enregistrement "mère" :

  • faire correspondre la ligne correspondant à la colonne "MereID" de droite, avec la ligne porteuse du code "mère" à gauche, et mettre le mot "CODE" en colonne 4.
  • sur la ligne correspondant à la colonne "MereTable" de droite, mettre le nom de la table mère en colonne 3 réservée aux constantes (ex : "CLI") et mettre un "X" en colonne 4 ; pour connaitre les noms de table, consultez le menu local des tables en haut de la fenêtre, il donne entre parenthèses le nom interne de la table.


Ex : pour importer des adresses de livraison de clients, il faut mettre le code client du fichier d'import en face de "MereID" avec "CODE" en colonne 4, "CLI" en face de "MereTable", et les éléments de l'adresse en face des champs adresse.


Les valeurs vides ne sont pas importées ; pour "vider" une case de la base de données 8sens par l'import, il faut y mettre la valeur "%%%" dans le fichier d'import (ou mettre "%%%" en constante, troisième colonne, pour tous les enregistrements lus).


Import de pièces : le fichier de données doit être hiérarchique. Un enregistrement Entête (qui doit avoir un "E" en première colonne) suivi de n enregistrements Ligne (qui doivent avoir un "L" en première colonne), et ainsi de suite ; le programme permet alors de paramétrer les entêtes et les lignes. Certaines contraintes sont à respecter, demandez la doc complémentaire pour importer des pièces. Aucune mise à jour de pièce n'est effectuée en import, seulement des créations.


Import d'écritures : l'ordre du fichier d'import est important car le programme crée un n° de séquence à chaque fois que les écritures sont d'un autre journal, d'un autre exercice, d'une autre période, ou que le montant cumulé des soldes est égal à zéro. Le fichier importé doit donc être trié par journal, date, pièce. Aucune mise à jour d'écriture n'est effectuée en import, seulement des créations. 


NB : les valeurs citées ci-dessus ("BT", "CODE", ...) doivent être respectées exactement (mêmes majuscules).


Lors d'un import, le programme crée trois fichiers, dont le nom provient du NOM du fichier importé :

  • NOM-OK.Txt : contient les enregistrements bien importés.
  • NOM-ERR.Txt : contient les enregistrements en erreur, il peut être repris tel quel pour réimporter avec les mêmes paramètres d'import.
  • NOM-MSG.Txt : contient les messages d'import et le compte rendu final.




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8sens v3.0

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