Un article de Documentation 8sens.

Changement d'exercice et génération des AN

Remarques préliminaires : 8sens conserve tous les exercices dans la même base de données. Tout se passe dans la fenêtre des Exercices : Gestion / TPV : menu Comptabilité > Exercices Comptabilité : menu Ecritures > Exercices Il est nécessaire de créer un nouvel exercice en gestion, même si on ne gère pas de comptabilité car 8sens se base sur les exercices pour gérer les périodes (année-mois). Toutes les pièces appartiennent à un exercice et une période. Les opérations de stocks sont aussi dans un exercice, de même que les rapprochements bancaires.

Création d'un nouvel exercice et changement d'exercice

Une fois la fenêtre des exercices ouvertes, il faut sélectionner le dernier exercice, puis dérouler le bouton-menu «Générer» et choisir la commande Créer suivant.

8sens crée alors un nouvel exercice, décalé de 12 mois en recopiant les autres caractéristiques de l'exercice en cours.

Le nouvel exercice créé est vide et "ouvert".

Les à nouveaux (AN) ne sont pas créés, sauf si vous le demandez ensuite.

Si vous désirez modifier le code journal des AN ou les comptes de résultat, il faut le faire tout de suite dans la fiche du nouvel exercice AVANT de générer le moindre AN.

N'oubliez pas de définir ce nouvel exercice aux utilisateurs concernés comme exercice par défaut : en allant soit dans les utilisateurs (menu Fichier > Utilisateurs) et en sélectionnant le bon exercice dans le thème 7 (modification destiné à l'Administrateur) soit en laissant chaque utilisateur choisir son exercice de travail dans la fenêtre des exercices en le sélectionnant puis en cliquant sur le bouton «Définir par défaut».

Génération des à-nouveaux

Pour pouvoir accéder à cette fonction, vous devez être le seul utilisateur connecté à la base concernée. 8sens bloque alors la base le temps que la génération soit finie.

Toujours dans la fenêtre des exercices, sélectionnez le nouvel exercice créé et allez dans le bouton-menu «Générer» pour choisir la commande Générer les AN. Un dialogue s'ouvre alors vous demandant si vous voulez générer les AN en détail (selon l'option détail AN des comptes dans le plan comptable) et sur quelle société (si vous êtes en version Amplitude). Dans le cas où vous générez les AN pour toutes les sociétés en une seule fois, une option de regroupement du résultat sur la société principale est possible.

Pour créer les écritures d'AN, 8sens prend les écritures des comptes dont l'option "A-Nouveaux" est cochée dans les Types de comptes.

8sens génère un AN global pour les comptes de banque. Les écritures non rapprochées se reportent d'une année sur l'autre.

Remarque sur les rapprochements : si vous désirez commencer à faire les rapprochements seulement à partir du nouvel exercice créé, 8sens vous affiche les écritures de banque du journal d'AN. Si vous continuez les rapprochements en suivant ceux de l'exercice précédent, 8sens ne prend pas les écritures de banque du journal d'AN.

Une fois les AN créés, l'exercice précédent prend l'état "Fermé provisoire".

Vous pouvez générer les AN autant de fois que vous le désirez. ATTENTION de ne pas vous tromper d'exercice : il faut sélectionner au préalable l'exercice sur lequel vous désirez créer les AN.

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