AdminBases
Un article de Documentation 8sens.
Administration des bases
On accède au module d'administration des bases via la commande Administration des bases du menu Fichier. Cette fonction est strictement réservée à l'administrateur.
Selon la gamme, certaines des fonctions décrites ci-dessous peuvent ne pas être présentes sur votre version : par exemple, les actions ne sont disponibles qu'en Amplitude.
C'est à partir de ce dialogue que l'Administrateur 8sens effectue tous les travaux d'administration et de contrôle sur les bases de données.
Dans la partie du haut, on peut voir le nom de la base ouverte, le nom de la clef serveur, le nombre de connexions maximum au serveur. Diverses fonctions permettent de gérer la base courante : les sauvegardes, divers recalculs.
La partie du milieu est destinée à la création, ainsi qu'à la prise en compte des bases de données supplémentaires.
La partie du bas permet d'éxécuter une requête SQL.
Sommaire |
Boutons Actions et Historique
Gamme Amplitude uniquement
Les actions tracent toutes les modifications faites par les utilisateurs du logiciel. Elles ont les types suivants :
- ADD : ajout d'enregistrement
- ADDFILLE : ajout d'enregistrement dans une table fille (ex : adresses d'un client)
- MAJ : mise à jour d'un champ
- SUPP : suppression d'un enregistrement
- CONNECT : connexion d'un utilisateur
- DECONNECT : déconnexion d'un utilisateur
Une action enregistre l'utilisateur et l'heure.
Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir que l'administrateur a modifié de 0 à 10% la remise de la ligne de pièce achat d'ID 179.
Pour une création, une mise à jour, une suppression, on peut donc savoir quel utilisateur a effectué l'action et quand.
On a aussi le détail des connexions et des déconnexions de chaque utilisateur.
Remarque : ce fichier est copié à chaque sauvegarde dans l'historique accessible par le deuxième bouton, « Historique », puis vidé pour permettre un accès rapide aux dernières actions.
Bouton Réorganiser
Réorganiser est une opération de maintenance qui permet de ré-indexer la base de données 8sens en vigueur. Elle est à utiliser lorsque l'on souhaite compacter sa base après de nombreuses suppressions, ou lorsque l'on obtient des erreurs d'index.
Un écran de suivi fait défiler toutes les tables en cours de réorganisation.
Si les erreurs d'index deviennent de plus en plus fréquentes, il faut envisager un souci sur le disque dur.
Bouton Recalcul Stocks
Cette fonction permet de regénérer les compteurs de stock, au cas où un dysfonctionnement (coupure de courant, déconnexion intempestive du serveur...) aurait interrompu une fonction mettant à jour les stocks.
En cliquant sur le bouton Recalcul stocks, un dialogue vous avertit de déconnecter tous les utilisateurs. En le validant, un panneau coulisse de la barre de titre, proposant diverses options complémentaires au recalcul :
- En cliquant directement sur le bouton OK, 8sens lance le calcul le recumul par article et par dépôt.
- Si vous cochez l'une des options, le comportement du recalcul va changer :
- Regénérer les mouvements de commande :
- Regénérer les mouvements de stock : recalcul les compteurs de stocks à partir des pièces achat, stock, vente dans l'ordre chronologique
Ne pas utiliser cette option si vous utilisez des nomenclatures.
- Recalculer PA, PMP, CUMP : recalcule les prix de revient dans 2 cas.
- - Ce recalcul est nécessaire lorsque l'on change le mode de comptabilisation dans la fiche Etablissement.
- - Ou bien si la saisie des factures d'achats après les factures de vente, avec un prix de revient de type PMP et CUMP.
- Recalculer les marges : ne s'active que lorsque la précédente option est cochée, et doit être utilisé dans le cas n°2.
Attention : cette dernière option efface les prix de revient que vous auriez pu saisir dans les lignes de vente pour ajuster vos marges.
(CUMP, PMP, Dernier PA) et le PR est mis à jour avec la valeur actuelle de la fiche article.
- Ces 4 options ne doivent être activées que sur l'invitation du support technique 8sens.
Bouton Sauvegarder
Bien faire ses sauvegardes est très important !
Il est déconseillé de toucher au contenu du dossier databases. 8sens fournit la fonction «Sauvegarder» qui sauvegarde la base de données actuellement ouverte dans le dossier 8backup, à côté du dossier databases de 8sens. Dans le cas d'une utilisation en configuration multipostes, la sauvegarde s'effectue sur le serveur.
Si vous utilisez un serveur 8sens, reportez-vous à la documentation d'installation serveur qui décrit comment automatiser ses sauvegardes avec le contrôleur - vous pouvez néammoins faire une sauvegarde "à la main" par l'écran d'administration des bases.
Cliquez sur le bouton «Sauvegarder».
Une fois la sauvegarde terminée, une copie de la base se trouve dans le dossier 8backup.
SPORDEMO.bup est la base sauvegardée. Vous pouvez copier ce dossier sur un autre support.
Attention ! Chaque sauvegarde de la même base efface la précédente dans le dossier 8Backup.
Remarque : le dossier SPORDEMO qui se trouve dans le dossier
databasesest celui de la base de données en cours de traitement. Il ne sert à rien de le copier via le bureau : le dossier résultant serait inutilisable. Vous devez utiliser la fonction «Sauvegarder».
Bouton Sauvegarder sous…
«Sauvegarder sous…» vous permet de donner un nom à votre sauvegarde. Cette fonction vous permet de conserver des archives sans effacer la sauvegarde précédente.
Cliquez sur le bouton «Sauvegarder sous…». Un dialogue vous propose par défaut comme nom de sauvegarde la date et l'heure courante. Validez en cliquant sur le bouton «OK».
Une fois l'opération terminée, le dossier 8backup contient un nouveau dossier du nom que vous avez choisi et contenant un dossier de sauvegarde de votre base courante (par exemple, SPORDEMO.bup).
- Attention : veillez à disposer de suffisamment d'espace disque pour effectuer la sauvegarde !
Bouton Créer
Utilisez ce bouton pour créer une nouvelle base de données 8sens. Dans l'écran qui s'affiche, saisissez un nom :
- qui commence par un caractère alphabétique
- qui ne comporte que des caractères alphabétiques ou des chiffres
- qui ne comporte pas d'espaces.
NB en mode DEMO : le programme ne peut pas créer de base de données.
Le programme crée la base. Cette opération prend quelques minutes. Une fois achevée, vous pourrez vous connecter à cette base en passant par le menu Fichier > Déconnexion puis Fichier > Connexion en choisissant la nouvelle base.
Quand vous ouvrirez cette base pour la première fois, commencez par mettre à jour le nom interne de la société : menu Fichier > Paramètres généraux > Etablissement, et remplissez au moins les champs Code établissement et Raison sociale.
Attention : lors de l'utilisation de la fonction Créer une base, il faut impérativement laisser tourner le logiciel au premier plan pour que la création se déroule correctement.
Attacher une base
Vous avez sauvegardé une base de données 8sens et voulez la transférer (sur un autre serveur, par exemple). Notez bien son nom (qui doit obéir aux mêmes règles que pour Créer. Voir ci-dessus) et placez-la dans le dossier "databases".
NB en mode DEMO : le programme ne peut pas attacher de base de données.
Lancez le programme, connectez-vous à votre base habituelle, puis allez dans l'écran d'administration des bases. Saisissez le nom de cette base dans le champ "Nom de la base", puis cliquez sur le bouton «Attacher« juste à côté.
Attention : respectez scrupuleusement la syntaxe du nom de la base !
Quand le programme aura terminé d'attacher cette base à son système de gestion de données, vous pourrez vous y connecter en passant par le menu Fichier > Déconnexion puis Fichier > Connexion.
Détacher une base
Vous voulez supprimer une base particulière du système de base de données 8sens. Pour cela :
- sélectionnez-la dans le menu local intitulé Sélectionner une base.
- puis cliquez sur «Détacher».
Vous pouvez maintenant la sortir du dossier databases de 8sens.
Pour la remettre dans le système de base de données 8sens, attachez-la comme décrit ci-dessus.
Supprimer une base
Vous voulez supprimer réellement tous les fichiers d'une base 8sens.
- Tout d'abord, détachez-la du système de base de données 8sens (voir Détacher une base) à partir du dialogue d'Administration des bases.
- Puis via le bureau de votre ordinateur, accéder au dossier
databases. - Sélectionnez le sous-dossier portant le nom de la base 8sens à détruire.
- Glissez-le dans la corbeille.
Une fois cette opération menée à son terme, vous n'avez plus aucun moyen de récupérer la base... Faites-en une archive avant si vous le souhaitez.
Comment restaurer une base à partir d'une sauvegarde ?
Si la base 8sens est hors service ou si vous voulez utiliser une ancienne version, quittez le programme, ouvrez le dossier databases, supprimez le dossier de votre base (ex : SPORDEMO) et copiez à sa place le dossier de backup (ex : SPORDEMO.bup) de votre dernière sauvegarde. Modifiez le nom “SPORDEMO.bup“ en “SPORDEMO“. Refermez le dossier databases. Relancez le programme.
Remarque : tous les utilisateurs qui étaient connectés lors de la sauvegarde le sont toujours après restauration. L’Administrateur 8sens (qui lui peut se reconnecter même s’il l’était lors de la sauvegarde) devra les déconnecter (menu Fichier > Utilisateurs connectés). Il leur appartiendra éventuellement de vérifier les pièces qu’ils avaient en cours au moment de la coupure, et dont le message de déconnexion donne la liste.
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